Documents légaux

FR – Version contractuelle

Préambule

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après les « CGU ») ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles la société Helmai (ci-après « Helmai » ou la « Société ») fournit un service d'assistant vocal et texte dédié aux cabinets dentaires et, plus largement, aux professionnels de santé (ci-après le « Service »).

Helmai est une société de droit français dont le siège social est situé en France. Pour toute question relative au Service, vous pouvez nous contacter à l'adresse suivante : support@helmai.com.

Le Service est hébergé sur l'infrastructure Amazon Web Services (AWS), principalement dans la région EU (Paris – eu-west-3), conforme aux standards de sécurité applicables aux données de santé.

Le Service s'adresse exclusivement à des professionnels agissant dans le cadre de leur activité (B2B). L'utilisation du Service implique l'acceptation pleine et entière des CGU, ainsi que de la Politique de Confidentialité, de la Politique Cookies et des dispositions relatives au traitement des données personnelles.

Article 1 – Définitions

Aux fins des présentes :

• « Client » : toute personne morale (cabinet dentaire, centre de santé, société d'exercice, etc.) ayant souscrit au Service.
• « Utilisateur » : toute personne physique autorisée par le Client à utiliser le Service (praticien, assistant(e), personnel administratif, etc.).
• « Service » : la plateforme Helmai (web, API et services associés) permettant notamment le traitement de flux voix/texte, le triage des demandes, la création de tâches et le suivi des patients.
• « Compte » : espace administrateur ou utilisateur permettant d'accéder au Service.
• « Données Personnelles » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable au sens du RGPD.
• « Données de Santé » : données relatives à la santé physique ou mentale d'une personne, au sens de l'article 4 du RGPD, y compris la voix, les symptômes décrits, les comptes rendus et tout élément médical ou para-médical.
• « Documentation » : tout document ou contenu explicatif fourni par Helmai (guides, FAQ, tutoriels).
• « Sous-traitant » : tout prestataire agissant pour le compte de Helmai sur instruction de cette dernière, dans le cadre de la fourniture du Service (hébergeur, téléphonie, etc.).

Article 2 – Objet des CGU

Les CGU ont pour objet de définir :

• les conditions d'accès et d'utilisation du Service par le Client et les Utilisateurs ;
• les droits et obligations respectifs de Helmai et du Client ;
• les règles applicables aux traitements de Données Personnelles réalisés via le Service.

Les CGU complètent les conditions commerciales et, le cas échéant, tout contrat ou bon de commande signé entre Helmai et le Client. En cas de contradiction, les stipulations spécifiques du contrat signé prévalent.

Article 3 – Accès au Service et création de compte

• Le Service est accessible après souscription par le Client et création d'un ou plusieurs Comptes. Helmai peut recourir à une phase bêta ou à des offres d'essai limitées.
• Le Client garantit que les personnes habilitées à utiliser le Service sont des professionnels de santé ou des collaborateurs agissant sous sa responsabilité.
• Les identifiants de connexion (login, mot de passe, moyens d'authentification) sont strictement personnels et confidentiels. Le Client veille à leur protection, à leur renouvellement régulier et à la révocation des accès des personnes quittant le cabinet.
• Toute action réalisée via un Compte est réputée effectuée par le Client ou un Utilisateur autorisé, sauf preuve contraire apportée par le Client.
• Helmai peut suspendre l'accès au Service en cas de suspicion d'usage frauduleux, de compromission des identifiants ou de violation grave des CGU, après information du Client lorsque cela est possible.

Article 4 – Description du Service

Le Service permet notamment :

• la réception et le traitement de flux voix (appels) et texte (messages) ;
• la transcription automatique de conversations et la structuration d'informations ;
• le triage des demandes, la création et l'affectation de tâches ;
• l'envoi de notifications internes au cabinet ;
• la consultation d'un historique, selon les paramétrages retenus par le Client.

Le Service constitue un outil d'aide à l'organisation et à la décision. Il ne se substitue en aucun cas au jugement clinique du praticien, ni à l'évaluation médicale individuelle du patient. Le Client conserve l'entière responsabilité de la relation de soins.

Article 5 – Conditions financières

• Les modalités financières (prix, durée d'engagement, modalités de facturation) sont précisées dans l'offre commerciale, le bon de commande ou le contrat conclu avec le Client.
• En cas de retard de paiement, Helmai se réserve le droit de suspendre l'accès au Service, après relance restée infructueuse, sans préjudice des intérêts de retard et indemnités de recouvrement prévus par la loi.
• Helmai peut faire évoluer ses tarifs pour les périodes de renouvellement, en informant le Client dans des délais raisonnables. Le Client peut refuser le renouvellement aux nouvelles conditions en respectant les délais de préavis prévus au contrat.

Article 6 – Obligations du Client et des Utilisateurs

Le Client s'engage à :

• utiliser le Service dans le respect des lois et réglementations applicables (notamment en matière de santé, de secret médical et de protection des données) ;
• recueillir, lorsque requis, le consentement des patients ou s'assurer d'une autre base légale valide pour les Données de Santé ;
• informer les patients de l'utilisation d'un assistant vocal/texte et des principaux traitements réalisés, en s'appuyant notamment sur la page « Consentement Données de Santé » ;
• ne pas introduire dans le Service de contenu illicite, diffamatoire, raciste, discriminatoire ou portant atteinte aux droits de tiers ;
• ne pas tenter de contourner les mécanismes de sécurité, de procéder à de l'ingénierie inverse ou d'accéder à des données d'autres Clients ;
• paramétrer le Service (durées de conservation, droits d'accès internes, journalisation) selon ses propres obligations et politiques internes.

Article 7 – Obligations de Helmai

• fournir le Service conformément aux règles de l'art et aux présentes CGU ;
• mettre en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles adaptées au caractère sensible des Données de Santé ;
• héberger les données principalement au sein de l'Union européenne (région AWS EU – Paris, eu-west-3) ;
• limiter l'accès aux données aux seules personnes habilitées et dans le strict cadre de l'exécution du contrat ;
• assurer un support raisonnable (email : support@helmai.com) pendant les jours et horaires indiqués sur le Site ou le contrat.

Helmai ne garantit pas l'absence totale d'erreurs dans le Service, mais s'engage à corriger les anomalies reproductibles et à faire évoluer la solution.

Article 8 – Données personnelles et Données de Santé

• Pour les Données de Santé traitées pour le compte du Client (patients), le Client agit en qualité de responsable de traitement et Helmai en qualité de sous-traitant au sens du RGPD.
• Pour certaines données (prospects, navigation sur le Site, comptes administrateurs), Helmai peut agir en qualité de responsable de traitement.
• Les obligations respectives des parties au titre de l'article 28 du RGPD (instruction documentée, confidentialité, sécurité, sous-traitance ultérieure, aide à l'exercice des droits, notifications de violation, réversibilité) sont détaillées dans un accord de traitement des données (DPA) annexé au contrat ou au bon de commande.
• Les traitements mis en œuvre, les finalités, bases légales, durées de conservation, destinataires, transferts éventuels et droits des personnes sont décrits dans la Politique de Confidentialité disponible sur le Site.
• Les Données de Santé sont traitées uniquement selon les instructions documentées du Client et pour les finalités nécessaires à l'utilisation du Service (triage, suivi, traçabilité, support). Helmai ne revend pas ces données, ne les utilise pas pour de la publicité et ne les exploite pas pour entraîner des modèles tiers externes.
• Helmai peut utiliser des données agrégées et anonymisées pour améliorer ses algorithmes, ses statistiques d'usage et la qualité du Service, sans identification possible des personnes.

Article 9 – Propriété intellectuelle

• Helmai reste seule titulaire de l'ensemble des droits de propriété intellectuelle relatifs au Service, à la marque HELMAI, aux interfaces, aux logiciels, aux bases de données, à la documentation et, plus généralement, à tous les éléments qui le composent.
• Le Client bénéficie d'un droit personnel, non exclusif, non cessible et non transférable d'accès et d'utilisation du Service pendant la durée du contrat et pour ses seuls besoins professionnels internes.
• Le Client s'interdit, sauf autorisation écrite expresse, de reproduire, modifier, adapter, traduire, distribuer ou créer des œuvres dérivées du Service, de procéder à une ingénierie inverse ou de céder/louer/prêter le Service à des tiers non autorisés.
• Le Client reste titulaire des droits sur les données et contenus qu'il introduit dans le Service (données patients, notes internes, etc.), sous réserve des licences nécessaires à l'exploitation du Service.

Article 10 – Confidentialité

Chaque partie s'engage à considérer comme confidentielles l'ensemble des informations de nature technique, commerciale, financière ou liées aux patients dont elle pourrait avoir connaissance dans le cadre de l'exécution des CGU.

Les informations confidentielles ne peuvent être utilisées que pour les besoins de l'exécution du contrat et ne peuvent être divulguées qu'aux membres du personnel ou sous-traitants qui doivent en connaître, eux-mêmes soumis à une obligation de confidentialité.

Les obligations de confidentialité survivent à la fin du contrat pour une durée minimale de cinq (5) ans, sans limitation de durée pour les Données de Santé.

Article 11 – Disponibilité, maintenance et support

Helmai met en œuvre des moyens raisonnables pour assurer une disponibilité élevée du Service. Sauf urgence, les opérations de maintenance susceptibles d'impacter le Service sont, dans la mesure du possible, planifiées en dehors des horaires de forte activité et communiquées au Client.

Le Service est fourni « en l'état ». Helmai ne peut garantir une disponibilité ou une performance absolue et ne saurait être tenue responsable des indisponibilités ou ralentissements imputables notamment au réseau Internet, aux opérateurs télécom, aux équipements ou logiciels du Client ou aux cas de force majeure.

Article 12 – Responsabilité

• Le Service fournit une aide à la structuration et à la priorisation des informations. Il ne remplace pas l'analyse clinique, le diagnostic ou la décision thérapeutique, qui restent placés sous la responsabilité pleine et entière du praticien.
• Dans la mesure permise par la loi, la responsabilité de Helmai, toutes causes confondues, est limitée au montant total hors taxes effectivement payé par le Client au titre du Service au cours des douze (12) derniers mois précédant le fait générateur.
• Sont exclus de toute indemnisation les préjudices indirects tels que perte de chiffre d'affaires, perte de chance, perte de données de sauvegarde du Client (lorsque Helmai a proposé des mécanismes d'export), atteinte à l'image ou préjudice commercial.
• Le Client reste responsable de la conformité de ses pratiques médicales, des informations communiquées aux patients et du paramétrage de ses durées de conservation et de ses droits d'accès internes.

Article 13 – Durée, suspension et résiliation

• Les CGU s'appliquent pendant toute la durée d'utilisation du Service par le Client. Les conditions de durée d'engagement, de renouvellement et de résiliation sont précisées dans le contrat ou le bon de commande.
• En cas de manquement grave du Client aux CGU (usage frauduleux, violation de la sécurité ou non-paiement persistant), Helmai peut, après mise en demeure restée sans effet dans un délai raisonnable, résilier le contrat de plein droit et suspendre l'accès au Service.
• À la fin du contrat, Helmai met en œuvre la réversibilité des données selon les modalités prévues dans la Politique de Confidentialité et/ou le DPA : mise à disposition d'un export des données sur demande et suppression ou anonymisation des données, sauf obligation légale de conservation.

Article 14 – Modification du Service et des CGU

Helmai peut modifier les CGU ou la Politique de Confidentialité pour tenir compte notamment de l'évolution du Service, d'une nouvelle réglementation ou de recommandations d'autorités (CNIL, ordres professionnels, etc.).

Le Client sera informé des modifications substantielles par tout moyen utile (email, notification dans l'interface, publication sur le Site). En poursuivant l'utilisation du Service après entrée en vigueur des nouvelles CGU, le Client est réputé les accepter. En cas de désaccord, le Client peut mettre fin au contrat dans les conditions prévues.

Article 15 – Droit applicable et juridiction compétente

Les CGU sont régies par le droit français. En cas de litige, les parties s'efforceront de rechercher une solution amiable. À défaut d'accord amiable dans un délai raisonnable, tout différend relatif à la validité, l'interprétation ou l'exécution des CGU sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux du ressort de la Cour d'appel de Paris.